Les réservations sont une procédure essentielle de votre lieu de loisir. Elles peuvent correspondre à des réservations d’entreprises, des billets à date flexible, des pass Saison ou des abonnements. Convious vous permet d’ajouter les codes de vos réservations sous la forme d’un fichier CSV, de manière à vérifier si les différentes réservations sont valides.

Lorsque les réservations correspondent à des billets à date flexible, ajoutez le code-barres de ces billets. 

Pour les pass Saison et les abonnements, indiquez le numéro de pass ou d’abonné que vous avez émis.

Enfin, pour les réservations d’entreprises, ajoutez les codes que vous avez fournis à ces entreprises. 


Si vous souhaitez ajouter tous les codes de réduction associés à une carte, vous devez ajouter les coupons. Pour ajouter les codes de réduction associés à certains produits uniquement, consultez l’article à propos des bons de réduction.



Vous pouvez ajouter et supprimer des codes via le menu de gauche, section Venue, puis Codes. 

1. Sélectionnez l’onglet « Reservations » et cliquez sur « Choose a file » pour choisir un fichier.

Les codes de réservation doivent être enregistrés sous forme de fichier CSV. Voici quelques instructions en ce qui concerne les fichiers CSV :

  • Les champs doivent être séparés par des virgules.
  • Chaque entrée doit faire l’objet d’une ligne à part.
  • La première ligne du fichier est une en-tête contenant la liste des colonnes du fichier.
  • Cette liste est délimitée par des virgules, comme le reste du fichier.
  • Le fichier doit être encodé au format UTF-8.

 

L’en-tête doit obligatoirement contenir les colonnes suivantes :

barcode, valid_from, valid_to, article_id, unlimited 

Les codes-barres peuvent contenir à la fois des chiffres et des lettres. Leur longueur est d’au moins 4 caractères. 

valid_from au format AAAA-MM-JJ

valid_to       au format AAAA-MM-JJ

article_id  est l’ID du produit Convious correspondant à la période de validité

Il est possible de valider plusieurs ID produits pour un même type de code-barres. Par conséquent, l’ID produit peut se présenter ainsi : 2035 | 2036.

unlimited  est « 1 » pour les produits à utilisation illimitée (par exemple, les pass Saison) et « 0 » pour les produits qui s’utilisent une seule fois, par exemple les billets pour une journée.

Vous pouvez consulter les ID produits dans « I already have tickets » et « I already have season pass », à la section « Product IDs ».


Concrètement, voici un exemple de fichier CSV respectant exactement le format ci-dessus : 

À noter que sur la page Reservations, vous avez la possibilité de télécharger un exemple de fichier CSV à titre de référence.


Attention : veillez à ce que votre fichier CSV soit bien séparé par des virgules. Par ailleurs, si vous avez paramétré plusieurs lieux dans Convious, créez 1 fichier pour chaque lieu, en indiquant le nom du lieu dans le nom du fichier.

REMARQUE : nous vous recommandons d’utiliser Google Sheets pour créer ce fichier. Si vous souhaitez utiliser Excel, sachez que ce logiciel choisit parfois un séparateur différent en fonction de votre localisation. Voici des instructions complètes pour créer votre fichier CSV à l’aide d’Excel sous Windows :

  1. Fermez Excel.
  2. Ouvrez le panneau de configuration de Windows.
  3. Pour cela, appuyez sur les touches win+R, puis tapez « panneau de configuration » dans la fenêtre d’exécution.
  4. Sélectionnez la région.
  5. Cliquez sur « Paramètres supplémentaires ». 
  6. Trouvez « Séparateur de liste » et remplacez le séparateur par une virgule (« , »).
  7. Cliquez deux fois sur « OK », puis quittez le panneau de configuration.
  8. Ouvrez le fichier Excel que vous souhaitez exporter sous forme de fichier CSV.
  9. Cliquez sur « Fichier », puis « Enregistrer sous ».
  10. 10.Dans le menu « Format du fichier », sélectionnez « CSV (délimité par des virgules)(*.csv) ».
  11. Si vous le souhaitez, modifiez le nom du fichier et l’extension. (Par défaut, l’extension est .csv même quand le séparateur n’est pas une virgule.)
  12. 12.Cliquez sur « Enregistrer », puis « OK » et « Oui ».

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2. Une fois que vous avez choisi le fichier CSV sur votre ordinateur, le fichier ainsi ajouté figure dans la liste des fichiers, suivi de la mention « Successfully processed ». Si cette mention n’apparaît pas dans un délai d’une minute, réactualisez la page.

 

Vous vous êtes trompé de fichier ? 
À tout moment, vous pouvez supprimer les fichiers que vous avez ajoutés en cliquant sur la poubelle. 

 


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