Vos horaires d’ouverture correspondent aux heures pendant lesquelles vos portes sont ouvertes ou fermées. Souvent, ces horaires définissent également l’heure limite pour acheter certains billets. 

En effet, il est préférable que vos visiteurs ne puissent pas acheter un billet 30 minutes avant la fermeture et mieux vaut éviter qu’ils se présentent devant vos portes alors que vous n’êtes pas encore ouvert. 

Veillez à ce que les jours d'ouverture et de fermeture de votre établissement soient affichés ici.

Veillez à ce que les événements organisés en dehors des heures d'ouverture habituelles soient couverts par les exceptions relatives aux heures d'ouverture.

Exemple : Si votre établissement est ouvert de 10h00 à 17h00 et que vous proposez une expérience spéciale entre 18h00 et 19h00, créez une exception pour l'événement spécial !

Conseil : Donnez un nom clair à ces exceptions afin que vous puissiez les retrouver.

 

1. Paramétrer vos horaires d’ouverture et de fermeture dans le système Convious

Afin que ces horaires soient précisés dans le mailing envoyé avant la visite. La procédure est très simple, en quelques clics seulement, comme indiqué ci-dessous : 


ÉTAPE 1 : connectez-vous à votre panneau de contrôle Convious. 

Cliquez ici pour vous connecter à votre compte Convious.

Une fois que vous êtes connecté, cliquez sur Opening times dans le menu de gauche, section « Venue ».

 

 

 

ÉTAPE 2 : cliquez sur « Edit » pour modifier les horaires.


La page Opening Hours Configuration s’ouvre : elle affiche une vue d’ensemble des horaires d’ouverture et de fermeture de vos différents lieux (le cas échéant). En complément de ces informations, la colonne Tickets Sold Until indique l’heure jusqu’à laquelle les visiteurs peuvent acheter des billets via votre billetterie en ligne. 

Lorsque vous êtes sur cette page, il vous suffit de cliquer sur le bouton Edit à la droite de chaque ligne. 

 

ÉTAPE 3 : modifiez vos horaires d’ouverture par défaut (« Default Opening Times »). 

Cette page vous permet de configurer et modifier facilement les champs suivants : 

  • « When your venue opens »
  • « When your venue closes »
  • L’heure limite pour acheter des billets pour le jour même 

*Pour pouvoir vendre des billets tout au long de la journée, configurez ce champ sur 23:59. Si au contraire, vous ne souhaitez pas vendre des billets pour le jour même (par exemple, si vous préférez vendre les billets à l’avance afin d’établir des prévisions plus précises), paramétrez ce champ sur 00:01. 

 

ÉTAPE 4 : si nécessaire, paramétrez des exceptions. 

Les horaires d’ouverture varient parfois à différents moments de l’année. Selon les saisons, les événements, les conditions météo et d’autres facteurs extérieurs, vous pouvez être amené à ouvrir plus tôt le lundi ou à fermer plus tard le samedi, par exemple. C’est pourquoi vous avez la possibilité d’ajouter des exceptions, pour plus de souplesse.

Pour paramétrer une exception dans le cadre des horaires d’ouverture, vous devez tout d’abord cliquer sur le bouton bleu « Add exception » en bas à droite de l’écran.   

La page ci-dessous s’affiche : 

  • Exception name : attribuez à votre exception un nom qui la décrive clairement, par exemple « Fermeture plus tard le samedi ». 
  • Until when tickets should be sold for the same day visit : dans ce champ, vous pouvez conserver la même heure que celle indiquée dans les horaires d’ouverture par défaut, ou vous pouvez modifier l’heure limite d’achat des billet en fonction de vos nouveaux horaires d’ouverture. Par exemple, si vous ouvrez plus longtemps le samedi, vous souhaiterez peut-être également reculer l’heure limite pour acheter des billets ce jour-là. Si cette heure était paramétrée sur 18:00, vous pouvez éventuellement ajouter une ou deux heures. 
  • When venue opens : si vous ouvrez plus tôt ou plus tard, modifiez ce champ. 
  • When venue closes : si, comme dans l’exemple ci-dessus, vous fermez à une heure différente (plus tard, comme ici, ou plus tôt), modifiez ce champ. 
  • Define weekly pattern : les différentes cases correspondent aux jours de la semaine. Cliquez dessus pour sélectionner les jours concernés par cette exception. Dans l’exemple ci-dessus, seul le samedi a été sélectionné et apparaît en bleu. 
  • Effective from et Effective to : ces champs vous permettent de définir à partir de quand cette exception s’appliquera, et quand elle se terminera. 
  • Venue is closed : cochez cette case si l’exception concerne la fermeture de votre lieu à certaines dates ou pendant certaines périodes. Pour savoir comment paramétrer la fermeture de votre lieu, cliquez ici.
  • N’oubliez pas de cliquer sur le bouton SAVE pour enregistrer l’exception que vous venez de créer !

Une fois que vous avez enregistré votre exception, cette dernière apparaît dans la vue d’ensemble des horaires d’ouverture :

Si vous souhaitez à nouveau la modifier, cliquez sur le bouton Edit de la ligne correspondante. 

Vous voilà prêt à paramétrer vous-même vos horaires d’ouverture et de fermeture ! 

2. Réduisez vos heures d'ouverture pour des jours spécifiques ou fermez toute la journée


Les horaires d'ouverture ne restent généralement pas statiques toute l'année. En fonction de la saisonnalité, des événements, de la météo et d'autres facteurs externes, vous devrez peut-être ouvrir plus tôt le lundi ou fermer plus tard le samedi, etc.
Par conséquent, la possibilité d'ajouter des exceptions est une fonctionnalité nécessaire qui vous permet d'avoir une plus grande flexibilité.

BONNE NOUVELLE : Vos heures d'ouverture auront la priorité sur vos créneaux horaires. Il n'est donc plus nécessaire de supprimer ou de modifier les créneaux horaires par défaut ! 

Mais sachez que la fermeture d'un créneau horaire spécifique nécessitera l'ajout d'une exception à la capacité de votre portail. Vous pouvez trouver plus d'informations ici.

Revenons aux exceptions :
La première chose à faire pour configurer une exception d'heure d'ouverture est de cliquer sur le gros bouton bleu en bas à droite qui dit "Ajouter une exception".  

Vous serez redirigé vers l'écran suivant : 

  • Exception name : donnez un nom interne clair et descriptif à votre exception, comme celui de l'exemple ci-dessus. 
  • Until when tickets should be sold for the same day visit : Dans ce champ, vous pouvez choisir de conserver la même heure que celle indiquée dans vos Heures d'ouverture par défaut ou de l'adapter à vos nouvelles Heures d'ouverture. Par exemple, si vous avez prolongé les heures d'ouverture du samedi, vous pouvez également prolonger la période jusqu'à laquelle les gens peuvent encore acheter des billets. Au lieu de fixer la limite à 18h00, vous pouvez l'avancer de quelques heures, puisque les visiteurs peuvent désormais visiter votre établissement jusqu'à plus tard. 
  • When venue opens : Si vous souhaitez retarder ou anticiper l'heure d'ouverture de votre établissement, c'est dans ce champ que vous pouvez le modifier. 
  • When venue closes : Si, comme dans l'exemple ci-dessus, vous souhaitez que votre établissement ferme à une heure différente (dans ce cas, nous avons prolongé les heures d'ouverture, mais vous pourriez aussi vouloir fermer plus tôt), c'est ici que vous pouvez le faire. 
  • Define weekly pattern : En cliquant sur les différentes cases (qui représentent les différents jours de la semaine), vous pouvez sélectionner les jours auxquels vous souhaitez que cette exception soit appliquée. Comme vous pouvez le voir dans l'exemple choisi, le seul jour choisi et surligné en bleu est le samedi - le jour pour lequel nous voulions étendre les heures d'ouverture. 
    Date de début et date de fin : Il s'agit du champ de la plage de dates dans lequel vous pouvez décider à partir de quand vous souhaitez que cette exception soit active et quand vous souhaitez qu'elle perde son effet. 
  • Effective from and effective to : Vous pouvez cocher cette case si votre exception consiste à fermer votre établissement pour certaines dates ou périodes.
  • Venue is closed : Consultez l'article complet sur la façon de fermer votre établissement ici.  
  • N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton SAUVEGARDER pour enregistrer l'exception que vous venez de créer !


Une fois que vous l'aurez fait, votre exception apparaîtra comme telle dans l'écran principal de présentation des heures d'ouverture :

N'oubliez pas que vous pouvez toujours y revenir et modifier sa configuration et ses paramètres en cliquant simplement sur le bouton "Modifier" à sa droite. 

Vous êtes maintenant prêt à prendre le contrôle total des heures d'ouverture et de fermeture de votre établissement !