Introduction
Réservations en cours est conçue pour vous aider à gérer les réservations de groupe dont le paiement est prévu à une date ultérieure. Grâce à cette fonction, vous pouvez réserver les places nécessaires, fixer une date limite de paiement, procéder aux ajustements nécessaires et, une fois le paiement reçu, la réservation est automatiquement transférée dans les commandes confirmées et les billets sont envoyés aux clients.
Principales caractéristiques des réservations en attente
Réservez des places maintenant, payez plus tard
Les réservations en attente vous permettent de réserver des places pour un groupe sans paiement immédiat. C'est la solution idéale pour les réservations de groupes importants pour lesquels l'organisateur a besoin de temps pour collecter les paiements des participants.
Fixez des délais de paiement
Lors de la création d'une réservation, la date limite sera calculée automatiquement en fonction de vos paramètres. Voir Panneau de contrôle -> Paramètres -> Compte-> Paramètres de paiement ultérieur.
Cependant, vous pouvez facilement modifier la date limite de paiement. Cela permet de s'assurer que les réservations sont confirmées en temps voulu, évitant ainsi les doubles réservations ou la perte de places.
Ajustez les réservations
La fonction Réservations en attente vous permet d'apporter des modifications avant de finaliser la commande. Si la taille du groupe change, vous pouvez ajouter ou supprimer des sièges, ajuster les prix ou modifier d'autres détails de la réservation avant la confirmation du paiement.
Émission automatisée de billets
Une fois le paiement confirmé, Réservations en attente convertit automatiquement la réservation en une commande finalisée. Le système envoie ensuite les billets directement aux clients, ce qui simplifie le processus et garantit une livraison en temps voulu.
Transition inoubliable vers les commandes
Une fois le paiement effectué, la réservation est automatiquement transférée dans la section Liste des commandes du système. Cela vous permet de suivre toutes les réservations confirmées en un seul endroit, ce qui facilite la gestion et le suivi.
Comment utiliser les réservations en attente pour les réservations de groupe ?
Créer une réservation en attente
Mode de paiement: Sélectionnez « Payez par lien de paiement » ou « Payez par virement bancaire ».
Billets et nombre de sièges: Indiquez le nombre de places, l'événement et la date.
Accédez à la section Réservations en cours et sélectionnez Nouvelle réservation.
Choisissez les détails suivants :
Suivez les étapes du processus de réservation et terminez la réservation en envoyant les instructions de paiement au client.
Une fois la réservation créée, vous la trouverez en haut de la liste des réservations pour un accès et une gestion faciles.
Vous pouvez maintenant ajouter des notes ou apporter des modifications à la réservation si nécessaire.
Une fois la réservation créée, le client recevra un courriel contenant un résumé de la réservation et des instructions de paiement détaillées.
2. Adjust the Reservation if Needed
If the customer requests changes (e.g., more seats), you can easily modify the reservation before the payment deadline.
Si le client demande des modifications (par exemple, des sièges supplémentaires), vous pouvez facilement mettre à jour la réservation avant la date limite de paiement.
3. Confirmer le paiement et le transférer à la commande
La confirmation du paiement sera gérée différemment selon le type de paiement
Liens de paiement: Une fois le paiement reçu via le lien de paiement, le système finalise automatiquement la réservation et la transfère dans la liste des commandes.
Virements bancaires: Pour les virements bancaires, vous devrez contrôler manuellement les paiements. Après avoir reçu le virement, repérez l'identifiant de la réservation dans les détails du paiement. Allez ensuite dans la section Réservations en attente, recherchez la réservation à l'aide de l'identifiant et marquez-la comme payée.
Une fois le paiement confirmé, le système enverra automatiquement les billets aux clients, garantissant une expérience fluide et inoubliable.
4. Gestion des réservations non payées
Si le délai de paiement n'est pas respecté, vous pouvez prolonger le délai (à la demande du client). Dans le cas contraire, les réservations de places seront libérées.
Conseils pour gérer efficacement les réservations de groupe
Préparez un formulaire de demande de renseignements: Fournissez un formulaire de demande détaillé pour que les clients sachent quelles informations et demandes spécifiques ils doivent soumettre lors de la réservation. Cela permet de rationaliser le processus et de s'assurer que vous recevez tous les détails nécessaires à l'avance.
Fixez des limites de capacité pour les réservations de groupe: Fixez des limites d'admission ou de capacité pour les réservations de groupe afin de gérer efficacement les visites de groupe au fil du temps. Cela permet d'assurer une répartition harmonieuse des participants et d'éviter la surpopulation.
Documentez les conversations dans des notes: Conservez les détails de toutes les communications dans la section Notes. Cela vous aide à suivre les demandes, les préférences et les discussions des clients, ce qui facilite le suivi ou la révision ultérieure.