Pourquoi est-il important de bien gérer les dates de validité ?
De toute évidence, d’un point de vue opérationnel, il est crucial de pouvoir gérer votre calendrier en toute flexibilité, pour chacun de vos produits. Mais une autre considération a son importante : si vous ne paramétrez pas la validité et la tarification, les produits créés à partir du panneau de contrôle ne s’afficheront pas dans le Check-out Convious.
Le paramétrage de la validité pour chaque produit est particulièrement utile si vous proposez un large éventail d’articles, lesquels ne sont probablement pas tous disponibles aux mêmes dates.
Ainsi, si vous proposez des pass Saison, des billets pour des événements individuels et des abonnements semaine dans votre Check-out Convious, certains de ces produits sont valables pour une seule date (exemple : feu d’artifice le 3 août), tandis que d’autres sont valables pour plusieurs dates sur des périodes plus longues (exemple : pass Saison valable du 1er février au 30 juin ou abonnements semaine valables uniquement du lundi au vendredi). Par conséquent, il peut être nécessaire de combiner plusieurs calendriers.
Il est donc important que vous puissiez paramétrer les dates de validité de chacun de vos produits ou au contraire indiquer les journées où ils ne sont pas valables.
Or le panneau de contrôle Convious vous permet d’effectuer tous ces réglages vous-même. Consultez les instructions ci-dessous, pour découvrir pas à pas les procédures à suivre.
Paramétrer et gérer les dates de validité
1. Connectez-vous, puis ouvrez la page Products.
Connectez-vous à votre panneau de contrôle, puis dans le menu de gauche, sélectionnez Products. Une page semblable à celle-ci s’affiche ; vous y retrouvez la liste de vos produits :
2 a) Lorsque vous cliquez sur « Validity exceptions », la page permettant d’ajouter une exception s’ouvre.
Cliquez sur « Add exception » si vous souhaitez ajouter une exception pour la validité d’un ou plusieurs produits.
2 b) Pour modifier la période de validité d’un produit en particulier, cliquez sur le produit en question au niveau de la page Products, puis cliquez sur Edit Validity tout en haut de la page de modification des produits.
La page affiche alors le nom du produit dont vous modifiez la validité.
Le terme validité désigne la période pendant laquelle le visiteur pourra se rendre dans votre lieu de loisir et utiliser son billet. Par conséquent, la période que vous paramétrez ici correspond aux dates que l’acheteur pourra sélectionner au niveau du calendrier lorsqu’il réservera le produit en question.
Validity start date indique à partir de quelle date le produit sera valable.
Validity end date indique jusqu’à quelle date le produit sera valable.
Pour personnaliser ces dates, cliquez sur les champs correspondants : la page affiche alors un petit calendrier dans lequel vous pouvez sélectionner les dates de début et de fin de validité.
Visibility start/end date indique la période pendant laquelle votre produit apparaîtra dans le Check-out (date de fin comprise).
ATTENTION : ne paramétrez pas d’exception pour la validité de vos billets ouverts ! Sinon, ils ne seront pas disponibles à la vente aux dates que vous aurez paramétrées. Or il est préférable que les billets ouverts soient disponibles à la vente tout le temps.
Comme toujours, après avoir personnalisé vos dates, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton SAVE pour enregistrer vos modifications.
Dans l’exemple ci-dessus, le billet adulte est valable du 1er août (2020) au 15 juillet (2023). L’encadré blanc indiquant « No results » ci-dessous, signifie que vous n’avez pas encore ajouté d’exception pour la validité de cet article. Par conséquent, les visiteurs qui achètent ce billet peuvent sélectionner n’importe quelle date au cours de la période paramétrée.
Pourtant, il semble peu probable qu’un produit soit disponible pendant 5 ans, sans la moindre interruption. Il y aura vraisemblablement des jours où votre lieu de loisir sera fermé (voire des mois, si le produit est disponible uniquement pendant certaines saisons). Si tel est le cas, vous devez préciser ces exceptions, au cours desquelles le produit ne sera pas disponible à la vente.
Gérer les exceptions en matière de validité
Pour ajouter des exceptions au niveau des dates de validité, deux méthodes sont possibles :
- Cliquez sur le bouton Add exception en bas à droite de l’écran de paramétrage de la validité.
- Cliquez sur l’onglet Validity exceptions au niveau de la page Product overview.
Dans les deux cas, la même page s’affiche. Elle vous permet d’ajouter et de modifier des exceptions pour les dates de validité, en sachant que ces exceptions remplacent alors la période générale de validité que vous avez paramétrée pour chaque produit.
1. Exception name : il est conseillé de donner à chaque exception un nom qui vous permette d’identifier rapidement la règle à laquelle elle correspond.
2. Product list : lorsque vous cliquez sur ce champ, un menu déroulant affiche vos listes de produits (catégories dans lesquelles vos articles sont regroupés). Sélectionnez la liste à laquelle vous souhaitez appliquer l’exception, ou bien sélectionnez toutes les listes (« Select all ») si vous souhaitez appliquer l’exception à l’ensemble des catégories.
3. Products : dans la liste de produits que vous avez sélectionnée, il est possible de faire en sorte que l’exception s’applique aux dates de validité d’un seul produit, de plusieurs produits ou de la totalité des produits. Cliquez sur ce champ pour choisir quels articles seront concernés par l’exception. Vous pouvez également supprimer des articles en cliquant sur la (x) correspondante.
4. Exception start/end date : définissez la période pendant laquelle les produits que vous avez sélectionnés ne seront pas disponibles.
Exemple : en décembre, vous êtes fermé du lundi au vendredi et vous ouvrez seulement le week-end. Exception start date sera paramétré sur le 1er décembre, tandis qu’Exception end date sera le 31 décembre. Enfin, la récurrence (« Recurrence ») sera paramétrée sur « Weekly » (hebdomadaire), car cette exception se répète chaque semaine. Enfin, cliquez sur Saturday et Sunday de manière à ce que ces jours de fin de semaine s’affichent en vert et ne soient pas inclus dans cette exception.
- Rouge : fermé (inclus dans l’exception)
- Vert : ouvert (non concerné par l’exception)
Une fois que vous avez paramétré les dates et autres réglages, l’encadré Exception Summary affiche un récapitulatif et une vue d’ensemble de l’exception telle que vous l’avez configurée.
Si tous les paramètres sont exacts, cliquez sur le bouton SAVE. L’exception pour les dates de validité est désormais appliquée !
N’oubliez pas : l’onglet « Validity overview » (dans la section « Products ») vous permet de vérifier toutes les règles que vous avez paramétrées en ce qui concerne les dates de validité.
Exercice
Il est temps de mettre toutes ces connaissances en pratique !
1. Modifiez la validité de l’un de vos produits de manière à paramétrer des dates bien précises. Attention : n’enregistrez pas ces modifications afin qu’elles ne soient pas visibles dans votre Check-out.
2. Créez une exception pour l’un de vos produits : votre produit ne doit pas être disponible en semaine pendant le mois de janvier.
Autocontrôle
- Savez-vous ce que signifie « validité » ?
- Savez-vous gérer la validité d’un produit ?
- Savez-vous créer une exception pour la validité d’un ou plusieurs produits ?
Vous avez répondu « oui » ? Félicitations ! Vous êtes bien parti pour maîtriser votre panneau de contrôle Convious.